Na ovom odeljenju vrši se nabavka i stručna obrada knjiga za sva odeljenja Biblioteke, izrađuju se i održavaju bibliotečki katalozi. Nabavka knjiga je koordinirana i odgovara potrebama korisnika. Biblioteka nastoji da obezbedi aktuelnu literaturu za svoje korisnike.

Stručna obrada knjiga vrši se prema bibliotečkim standardima i međunarodnim propisima. Gradska biblioteka Vršac se 2004. godine uključila u sistem COBIS.SR, koji predstavlja organizacioni model povezivanja biblioteka u bibliotečko - informacioni sistem sa uzajamnom katalogizacijom. U 2006. godini Gradska biblioteka Vršac je proglašena za najbolju javnu biblioteku u elektronskom sistemu COBIS.SR. Elektronski katalog biblioteke dostupan je korisnicima 24 časa dnevno putem Interneta.